Halverwege 2022 bereikte ons het mooie nieuws dat maar liefst vijf ergotherapeuten in blijde verwachting waren. Het minder goede nieuws? Het bleek een onmogelijke taak ze allemaal te vervangen tijdens hun verlof. De waarnemingstelefoonlijn voor ergotherapie werd in het leven geroepen, om er samen voor te zorgen dat urgente cliëntvragen altijd beantwoord kunnen worden. De nieuwe werkwijze zorgt er bovendien voor dat onze ergotherapeuten zich kunnen richten op waar zij echt nodig zijn.
Youri Mattu behandelt een cliënt (foto gemaakt door: Natalja Fotografie)
“De waarnemingstelefoonlijn en de bijbehorende werkwijze ontlast de overgebleven ergotherapeuten zoveel mogelijk, zodat wij ons kunnen richten op waar we echt nodig zijn”, vertelt Youri Mattu. Hij was als ergotherapeut nauw betrokken bij de oprichting van de telefoonlijn en werkwijze, waarbij het medisch secretariaat middels taakdelegatie taken overneemt van de ergotherapeuten. In plaats van de behandelaar zelf, vormt het medisch secretariaat van Novicare nu de eerste schakel in de keten bij urgente cliëntvragen. Zij screenen aan de hand van een triagelijst de vraag van de zorgmedewerker of behandelaar, beantwoorden eenvoudige vragen zelf en verwijzen de beller bij complexere problematiek of urgente vraag door naar een beschikbare ergotherapeut. “Er is tijdens kantooruren altijd een ergotherapeut bereikbaar voor onze samenwerkingspartners. Maar het is vaak niet nodig dat deze direct uitrijdt”, licht Youri toe. “In de meeste gevallen volstaat een advies op afstand, eventueel door het medisch secretariaat, of een doorverwijzing naar bijvoorbeeld de leverancier van het hulpmiddel dat een mankement vertoont.”
Gerichte vragen
Naast dat deze werkwijze ademruimte oplevert voor de ergotherapeuten, draagt het ook bij aan de kwaliteit van de behandeling die ze leveren. Youri: “Doordat het medisch secretariaat alle vragen ondervangt, basisvragen beantwoordt en vervolgens acties uitzet, kan ik me veel meer bezighouden met mijn expertise. Wanneer ik op locatie kom, weet ik dat ik daar echt nodig ben. De vragen die ik nu van de zorg krijg, zijn bovendien veel gerichter waardoor ik de cliënt en het zorgteam beter kan helpen. Daarnaast word ik tijdens mijn werk veel minder gestoord, waardoor ik meer aandacht voor mijn cliënten heb en mijn werk effectiever kan doen.”
Bonnie Lau, doktersassistente bij het medisch secretariaat
Gevarieerd en interessant werk
Ook de medewerkers van het medisch secretariaat ervaren de voordelen van de nieuwe werkwijze. “De telefoonlijn maakt mijn werk een stuk gevarieerder en interessanter”, vertelt Bonnie Lau, doktersassistente bij het medisch secretariaat. “Eerst hield ik me vooral bezig met het plannen van afspraken voor onze behandelaren. Nu triageer ik ook en doe daarnaast nieuwe, inhoudelijke kennis op.” De zorgmedewerkers die ze aan de lijn krijgt, zijn overwegend positief. “Ze zijn vooral opgelucht dat er een oplossing komt. Ook al is dat niet altijd direct: ze hebben hun signalering kunnen melden en weten dat de ‘eigen’ ergotherapeut het oppakt wanneer nodig.”
Van tijdelijke oplossing naar nieuwe werkwijze
Waar de waarnemingslijn eerst werd gezien als een tijdelijke oplossing, is besloten het te blijven gebruiken en verbeteren, ook na de terugkomst van de vijf ergotherapeuten. De disciplines diëtetiek, logopedie, fysiotherapie en psychologie maken inmiddels óók gebruik van de telefoonlijn en delen dezelfde positieve ervaringen: zij kunnen met meer aandacht cliënten behandelen en hun werk effectiever doen. “Dit is onze nieuwe werkwijze voor de vakgroepen”, vertelt Youri. “Met het oog op de dubbele vergrijzing en de krapte op de arbeidsmarkt, is het belangrijk om te blijven innoveren. Zodat wij onze expertise kunnen inzetten daar waar die nodig is.”
Ben je behandelaar en wil je meekijken in deze nieuwe werkwijze? Neem gerust een kijkje in onze keuken.