In de toenemende dynamiek binnen de ouderenzorg is het extra belangrijk om de tijd van zorgprofessionals optimaal te benutten. Ruim een jaar geleden vatten Novicare en samenwerkingspartner Joris Zorg daarom het idee op om het tijdrovende MDO-werkproces opnieuw in te richten, in de vorm van een MDO op indicatie. Dit vernieuwde werkproces is in februari in gebruik genomen bij Joris Zorg. Coördinerend verpleegkundige Dimphy Bartels en beleidsadviseur Hilde van den Berg delen hun eerste bevindingen.
Dimphy Bartels (links) en Hilde van den Berg (rechts) van Joris Zorg
Joris Zorg en Novicare werken inmiddels tien jaar samen, waarbij Novicare de behandeling invult. En allebei constateerden ze hetzelfde: “Het oude MDO-werkproces, waarbij iedere cliënt ieder halfjaar een MDO heeft, kost veel tijd”, vertelt Hilde van den Berg. “Ook vroegen we ons beiden af hoe doeltreffend die MDO’s waren, omdat er cliënten besproken werden die stabiel waren.” Dimphy Bartels vult aan: “We zaten met meerdere disciplines samen en de MDO’s leverden bovendien vaak weinig op. Dat is zonde van ieders tijd. Nu vindt een MDO plaats binnen zes weken na opname en daarna alleen wanneer het echt nodig is. In het MDO bespreken we vervolgens enkel wat op dat moment relevant is en sluiten de disciplines aan die op dat moment van toegevoegde waarde zijn.”
Toegewijde partners
Novicare speelde al langer met het idee om te onderzoeken hoe het MDO-werkproces verbeterd kon worden en vond in Joriszorg een toegewijde partner. “Om deze verandering tot een succes te maken, heb je elkaar als zorg en behandelaren echt nodig. We hadden een duidelijke werkverdeling en regelmatig overleg. Een prettige en gelijkwaardige samenwerking dus”, zo blikt Hilde terug op de afgelopen periode.
Een verrijking
Op het idee om het MDO-werkproces efficiënter in te richten, werd overwegend positief gereageerd, vertelt Dimphy. “Vanuit de zorg en behandelaren kwamen positieve geluiden, maar ook cliënten en familie zagen het als een positieve verandering. We hebben hen allemaal dan ook vanaf de start betrokken bij het proces.” Hilde vult aan: “Vanaf het allereerste begin vonden er focusgroepen plaats, met mensen uit allerlei lagen van de organisatie. Uiteraard werd het idee voorgelegd aan het MT, maar ook aan de cliëntenraad. Daarnaast werd het besproken tijdens onze verwantenavonden.” Dimphy: “Tijdens de laatste verwantenavond evalueerden we de nieuwe MDO-werkwijze met familie en andere betrokkenen, zij gaven aan deze heel prettig te vinden. Ze zien het niet als een gemis, maar juist als een verrijking. Als er niets te bespreken is, hoeft er ook geen MDO ingepland te worden, wat enorm scheelt in tijd. Familie hoeft dan bijvoorbeeld geen halve dag vrij te nemen van werk. Wanneer een MDO nodig is, kan deze op korte termijn worden ingepland. De MDO’s op indicatie werden omschreven als heldere, efficiënte gesprekken. Deze nieuwe werkwijze levert dus voor alle partijen meer op.”
Vinger aan de pols
Waren er vooraf dan echt geen zorgen? “Sommige zorgmedewerkers en behandelaren waren bang dat er uiteindelijk veel meer MDO’s ingepland zouden gaan worden dan voorheen óf dat er juist te weinig MDO’s zouden plaatsvinden, maar dat is tot nu toe niet onze ervaring”, vertelt Hilde. “Doordat er vaste momenten voor gereserveerd zijn in de agenda’s, kan een MDO doorgaans op korte termijn ingepland worden. En indien nodig, dan kan er altijd op nóg kortere termijn een familiegesprek plaatsvinden.” Dimphy vult aan: “Wanneer ik of één van mijn collega’s iets signaleert bij een cliënt dat mogelijk reden geeft voor het inplannen van een MDO, leggen we dit direct voor aan de behandelend arts. De familie mag dit ook bij ons aangeven. De arts beslist vervolgens of er wel of geen MDO nodig is en kan uiteraard ook zelf het initiatief nemen om een MDO in te plannen.” Hilde: “De cliëntenraad gaf aan het belangrijk te vinden dat er bij iedere cliënt goed een vinger aan de pols wordt gehouden. Omdat de zorgleefplanbesprekingen standaard twee keer per jaar blijven plaatsvinden én een MDO op korte termijn plaats kan vinden indien nodig, is dat geborgd.”
Evaluatie
Onlangs vond de evaluatie van de implementatie van het nieuwe MDO-werkproces plaats. Hilde: “Er werden veel positieve geluiden gedeeld. Ook waren we het met elkaar eens over de meerwaarde van een fysiek MDO bij grotere complexiteit. Hoewel de mogelijkheid bestaat om de gesprekken digitaal te voeren, vinden de meeste gesprekken fysiek plaats. Omdat een MDO nu enkel plaatsvindt als het nodig is, betekent dat automatisch dat de zorgvraag van de cliënt die we bespreken complexer is. Dan is het wel zo prettig om letterlijk met elkaar rond de tafel te zitten.” Waarover ze het ook eens waren, is dat er nog winst te behalen valt in het plannen. Dimphy licht toe: “Het plannen van de MDO’s is een taak van de teamondersteuner, maar deze plant een MDO pas in na een seintje van de contactverzorgende. Tenzij er eerder een MDO nodig is uiteraard. Contactverzorgenden zijn verantwoordelijk om tijdig het zorgleefplangesprek te plannen en na afloop van dit gesprek wordt gekeken of een MDO nodig is. Omdat dit een nieuwe manier van werken is, moeten de contactverzorgenden hier nog wat meer handigheid in krijgen. De kwaliteitsmonitor in het elektronisch cliëntendossier gaat ze hierbij ondersteunen, die geeft namelijk een seintje wanneer het weer tijd is om het zorgleefplangesprek in te plannen. Daarnaast komt dit onderwerp aan bod in onze wekelijkse besprekingen.”
Enkel voordelen
En hoe ze de toekomst van het MDO-werkproces binnen Joris Zorg zien? “Vooral hiermee doorgaan!”, zegt Dimphy. “Ik zie op dit moment enkel voordelen.” Hilde sluit zich bij haar aan: “Deze werkwijze levert zoveel op, daar moeten we zeker mee doorgaan.”
Wil je zelf aan de slag met het verbeteren van het MDO-werkproces? Deze factsheet geeft je handvatten om zelf met het vernieuwde MDO-werkproces aan de gang te gaan.
Lees ook
De toekomst van het MDO: interview met projectleider Liza Weerts en VS Eric Hendriks over het vernieuwde MDO-werkproces. Wat was de aanleiding, wat verandert er en welke voordelen behalen we?